Como sociedad organizada hemos sido participes de cambios por el impulso de evolución, uno de los más notables e importantes de los últimos tiempos es la Era Digital. Donde hemos trasladado actividades al ámbito electrónico, apoyándonos de nuevas tecnologías y herramientas.
Un ejemplo de actividad es firmar contratos o cualquier mensaje de datos (Se entiende por Mensaje de datos a la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares) mediante Certificados Digitales haciendo Firmas Electrónicas Avanzadas y teniendo las características de seguridad necesarias para fiarnos de ellas además de poder conservar el documento para detectar alteraciones posteriores a la forma definitiva en la que se debe de guardar conforme la normativa que aplique, por un periodo mínimo de 10 años.
Se pueden firmar y conservar archivos en cualquier formato y tipo, es decir, cualquier mensaje de datos. Esto nos da un amplio panorama para tener beneficios del manejo, conservación y presentación en digital de nuestros documentos.
Se crearon los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) que son entes que cumplen con los requisitos establecidos por la Secretaria de Economía para actuar como auxiliares del comercio, brindando servicios tanto jurídicos y tecnológicos para agilizar y dar certeza en los actos comerciales celebrados entre partes involucradas. Su principal función es otorgar certeza jurídica y seguridad informática a través de los servicios que ofrecen, así como otorgar confianza en las operaciones electrónicas y asegurar la integridad de los mensajes intercambiados a través de la red. Su principal papel es reforzar la seguridad de la información y transmitir confianza. Al existir implicaciones sobre la credibilidad y confianza, así como posibles conflictos de interés surgió una norma instituida y vigilada por la autoridad que es la NOM-151-SCFI-2016.
Por su parte, las Constancias de Conservación NOM-151 otorgan plena validez jurídica a los documentos y transacciones electrónicas en cumplimiento a la Norma Oficial Mexicana–151 SCFI–2016 (NOM 151), permitiéndole a cualquier persona validar si la información de sus operaciones electrónicas ha sido alterada o modificada en el tiempo, siempre y cuando sean emitidas por un PSC acreditado.
Algunos beneficios que nos da la utilización de Constancias de Conservación NOM-151 son:
- Cumplimiento con la regulación dado que es un Norma Oficial esta tiene efectos legales cuando se presente ante una ulterior consulta o en un juicio o litigio.
- La reducción de fraudes.
- Podemos validar si la información ha sido alterada o modificada una vez que se obtiene un Constancia de Conservación NOM-151.
- Tener certeza del tiempo exacto en que se genero un documento electrónico.
Esto a su vez nos da validez y certeza jurídica en los actos donde se presente y/o solicite, al soportar cualquier tipo y formato de archivo nos permite validar también en cualquier momento cualquier archivo, sabremos también con exactitud de una fecha cierta el momento exacto en que se están generando los documentos electrónicos.
Actualmente es muy valioso revisar nuestros procesos electrónicos y poner en una balanza el riesgo en el que actualmente trabajamos contra adquirir las Constancias de Conservación NOM-151 y hacer uso de sus beneficios.